Nhập khẩu chính ngạch là gì? Quy trình và đặc điểm nổi bật

Trong hoạt động thương mại quốc tế, việc lựa chọn hình thức nhập khẩu phù hợp có vai trò quan trọng đối với hiệu quả kinh doanh và mức độ tuân thủ pháp luật. Trong số các phương thức phổ biến, nhập khẩu chính ngạch được xem là lựa chọn an toàn, minh bạch và bền vững dành cho các doanh nghiệp khi đưa hàng hóa nước ngoài về Việt Nam.

Vậy nhập khẩu chính ngạch là gì? Hình thức này có ưu điểm gì so với tiểu ngạch? Quy trình thực hiện như thế nào và cần lưu ý những gì để đảm bảo thông quan thuận lợi? Bài viết sau sẽ giúp bạn giải đáp toàn diện những câu hỏi này, từ đó có cái nhìn rõ ràng hơn trước khi quyết định nhập hàng theo hình thức chính ngạch.

Nhập khẩu chính ngạch là gì? Quy trình và đặc điểm nổi bật

Nhập khẩu chính ngạch là gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức nhập khẩu hàng hóa thông qua các tuyến đường chính thức như đường bộ, đường biển, đường hàng không, có đầy đủ hợp đồng mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại, vận đơn và các chứng từ hải quan theo quy định của pháp luật. Toàn bộ quá trình nhập khẩu chính ngạch đều được giám sát bởi cơ quan chức năng, đảm bảo hàng hóa minh bạch về nguồn gốc, đúng quy chuẩn và đã nộp đầy đủ thuế, phí liên quan.

Hình thức này thường được các doanh nghiệp, công ty lớn lựa chọn khi cần nhập khẩu số lượng lớn hàng hóa hoặc các mặt hàng yêu cầu kiểm định, chứng nhận chất lượng. Không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, nhập khẩu chính ngạch còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển, phân phối hàng hóa trên thị trường nội địa một cách an toàn và ổn định.

Quy trình nhập khẩu chính ngạch

Quy trình nhập khẩu chính ngạch

Ký kết hợp đồng mua bán quốc tế

Doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài ký kết hợp đồng thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao nhận (Incoterms), phương thức thanh toán,... Đây là cơ sở pháp lý đầu tiên trong quy trình nhập khẩu chính ngạch.

Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần)

Một số mặt hàng đặc biệt như dược phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế,... yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu từ cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các thủ tục để tránh bị ách tắc khi khai báo hải quan.

Chuẩn bị chứng từ liên quan

Bộ chứng từ cho một lô hàng nhập khẩu chính ngạch bao gồm: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy kiểm định chất lượng (nếu có), và các tài liệu khác theo quy định.

Mở tờ khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp nộp tờ khai hải quan qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Cơ quan hải quan sẽ phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ để quyết định mức độ kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.

Nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác

Sau khi khai báo, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế chuyên ngành khác nếu có. Đây là bước bắt buộc trong nhập khẩu chính ngạch, đảm bảo hàng hóa được phép lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.

Thông quan hàng hóa và vận chuyển về kho

Khi hoàn tất các nghĩa vụ và không có vướng mắc, cơ quan hải quan sẽ cho phép thông quan. Doanh nghiệp có thể tiến hành vận chuyển hàng về kho, hoàn tất quá trình nhập khẩu chính ngạch.

So sánh hình thức nhập khẩu chính ngạch với tiểu ngạch

Tiêu chí	Nhập khẩu chính ngạch	Nhập khẩu tiểu ngạch
Khái niệm	Hình thức nhập khẩu có hợp đồng, hóa đơn, khai báo hải quan và nộp thuế đầy đủ.	Hình thức trao đổi hàng hóa quy mô nhỏ, thường qua biên giới đường bộ, không khai báo đầy đủ.
Tính pháp lý	Hợp pháp, minh bạch, được pháp luật bảo vệ.	Không có quy định cụ thể, tiềm ẩn rủi ro pháp lý.
Chứng từ đầy đủ	Có hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, C/O, tờ khai hải quan…	Thường thiếu hoặc không có chứng từ đầy đủ.
Quy trình nhập khẩu	Chặt chẽ, cần thực hiện đủ các bước từ ký hợp đồng đến thông quan, nộp thuế.	Đơn giản, vận chuyển trực tiếp qua biên giới.
Chi phí nhập khẩu	Có thể cao hơn do chịu thuế, phí, chi phí logistics hợp pháp.	Chi phí thấp hơn do né được thuế hoặc cắt giảm thủ tục.
Rủi ro pháp lý	Thấp, được bảo vệ bởi pháp luật nếu xảy ra tranh chấp.	Cao, dễ bị xử phạt, tịch thu nếu cơ quan chức năng kiểm tra.
Quy mô hàng hóa	Phù hợp với hàng lớn, số lượng lớn, lâu dài.	Phù hợp với hàng nhỏ lẻ, nhu cầu thử nghiệm thị trường.
Tốc độ giao hàng	Có thể chậm hơn do thời gian làm thủ tục hải quan.	Nhanh hơn, đặc biệt ở các tuyến biên mậu.
Áp dụng cho đối tượng nào?	Doanh nghiệp lớn, công ty cần hàng hóa ổn định, lâu dài.	Cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ, thử thị trường, ưu tiên nhanh - rẻ.

So sánh nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch

Lưu ý khi sử dụng hình thức nhập khẩu chính ngạch

Lưu ý khi sử dụng hình thức nhập khẩu chính ngạch

• Kiểm tra chính xác mã HS và biểu thuế: Việc xác định đúng mã HS (Harmonized System Code) là bước quan trọng trong nhập khẩu chính ngạch, ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế phải nộp. Nếu chọn sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính. 
• Chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ: Khi thực hiện nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp bắt buộc phải có đầy đủ các loại giấy tờ: hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc danh mục quản lý)...
• Lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp: Các phương thức thanh toán quốc tế như L/C (thư tín dụng), T/T (chuyển khoản ngân hàng) cần được lựa chọn kỹ lưỡng tùy theo quy mô giao dịch và độ uy tín của đối tác. 
• Theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng và thời gian thông quan: Nếu không nắm rõ thời gian hàng cập cảng, lịch trình tàu hoặc quy trình thông quan, doanh nghiệp có thể bị chậm trễ trong việc nhận hàng, phát sinh phí lưu container, lưu bãi rất tốn kém. Với nhập khẩu chính ngạch, việc phối hợp chặt chẽ với hãng tàu và đại lý hải quan là điều cần thiết.
• Lưu trữ chứng từ để phục vụ quyết toán và kiểm tra sau thông quan: Toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu chính ngạch cần được lưu giữ tối thiểu 5 năm theo quy định của pháp luật. 
• Ưu tiên chọn đối tác logistics, khai báo hải quan uy tín: Việc hợp tác với các đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế và khai báo hải quan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu chính ngạch.

Xem thêm: HS là gì? Hướng dẫn tra mã HS code nhanh và chính xác nhất

Qua bài viết trên, có thể thấy nhập khẩu chính ngạch là hình thức nhập hàng minh bạch, chuyên nghiệp và được pháp luật bảo vệ, phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu phát triển kinh doanh bền vững và lâu dài. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tuân thủ quy định hải quan không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường. Chúc bạn thành công trên hành trình kinh doanh hiệu quả và an toàn!

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình nhập hàng, hãy liên hệ ngay với hotline: 1900.633.492 để được Pugo - Cổng đặt hàng Trung Quốc hỗ trợ nhanh chóng và tận tình.