Out of stock là gì? Nguyên nhân và giải pháp cho nhà kinh doanh

Trong ngành bán lẻ và thương mại điện tử, out of stock (hết hàng) là tình huống không ai muốn gặp phải. Khi một sản phẩm hết hàng, không chỉ doanh thu bị ảnh hưởng mà còn có thể gây thất vọng cho khách hàng và thậm chí khiến họ chuyển sang mua từ đối thủ. Tuy nhiên, việc quản lý tình trạng out of stock hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu doanh nghiệp áp dụng các giải pháp phù hợp. Vậy out of stock là gì, nguyên nhân dẫn đến tình trạng này và các cách để hạn chế chúng như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.

Out of stock là gì? Nguyên nhân và giải pháp cho nhà kinh doanh

Out of Stock là gì?

Out of stock là trạng thái khi sản phẩm không còn có sẵn trong kho và không thể cung cấp cho khách hàng vào thời điểm hiện tại. Khi một mặt hàng rơi vào tình trạng out of stock, doanh nghiệp không thể bán được sản phẩm đó cho khách hàng, dẫn đến mất doanh thu. 

Nguyên nhân khiến sản phẩm bị out of stock

Nguyên nhân khiến sản phẩm bị out of stock

Có nhiều lý do dẫn đến tình trạng out of stock. Dưới đây là những nguyên nhân chính mà doanh nghiệp thường gặp phải:

Dự báo nhu cầu không chính xác

Thế nào là dự báo nhu cầu không chính xác? Nếu doanh nghiệp không thể xác định đúng lượng sản phẩm có thể được bán ra trong kho bãi, dựa trên các yếu tố như xu hướng tiêu dùng, sự thay đổi trong tâm lý mua hàng người tiêu dùng hay sự thay đổi cầu theo mùa thì khả năng cao rất dễ xảy ra tình trạng out of stock.

Quản lý kho không hiệu quả

Quản lý kho hàng hoá, sản phẩm một cách thông minh là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tránh khỏi vấn đề out of stock. Khi doanh nghiệp không cập nhật liên tục số lượng hàng trong kho hoặc không có hệ thống quản lý kho hiệu quả, họ có thể không nhận ra sản phẩm sắp hết hàng cho đến khi không còn đủ để bán.

Gián đoạn trong chuỗi cung ứng

Các vấn đề gây gián đoạn chuỗi cung ứng thường là các vấn đề khách quan và nếu để gián đoạn quá lâu, hàng hoá không kịp về kho, out of stock hiển nhiên sẽ diễn ra.

Nhu cầu tăng đột ngột

Tình trạng out of stock diễn ra là khi nhu cầu của khách hàng đối với một sản phẩm tăng đột ngột. Điều này có thể do các yếu tố bất ngờ như chương trình khuyến mãi, sự kiện đặc biệt, hoặc xu hướng tiêu dùng mới. Nếu không có chiến lược kinh doanh và mô hình dự đoán, doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị hàng hóa và dễ dàng gặp phải tình trạng out of stock.

Quy trình đặt hàng không linh hoạt

Nếu quy trình đặt hàng của doanh nghiệp quá chậm hoặc thiếu sự linh hoạt trong việc xử lý yêu cầu từ khách hàng, việc tái cung ứng không kịp thời sẽ dẫn đến việc out of stock. Doanh nghiệp cần có khả năng ứng phó nhanh chóng với thay đổi trong nhu cầu thị trường.

Phân biệt out of stock, in stock và sold out

Dưới đây là bảng phân biệt out of stock, in stock và sold out cho bạn tham khảo

Thuật ngữ	Ý nghĩa	Tình huống	Khả năng mua
In stock	Sản phẩm còn hàng, có sẵn trong kho và có thể bán cho khách hàng.	Sản phẩm đang có sẵn và chưa bán hết.	Khách hàng có thể mua ngay lập tức.
Out of stock	Sản phẩm hết hàng, không có sẵn trong kho tại thời điểm đó.	Do nhu cầu cao, gián đoạn cung ứng hoặc thiếu dự trữ.	Không thể mua sản phẩm cho đến khi có lại hàng.
Sold out	Sản phẩm đã được bán hết, không còn sẵn có trong kho nữa, có thể là do hết trong một đợt khuyến mãi hoặc mùa vụ.	Sản phẩm đã được bán hết hoặc chỉ bán trong thời gian giới hạn.	Không thể mua được nữa trừ khi sản phẩm được restock.

Phân biệt out of stock, in stock và sold out

Giải pháp hạn chế tình trạng out of stock

Giải pháp hạn chế tình trạng out of stock

Để giảm thiểu tình trạng out of stock, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp chủ động trong quản lý kho và chuỗi cung ứng. Dưới đây là những giải pháp hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:

Dự báo nhu cầu chính xác hơn

Để tránh out of stock, việc dự báo nhu cầu chính xác là vô cùng quan trọng. Các công cụ phân tích dữ liệu và các phần mềm dự báo rất hữu dụng và tiện lợi để theo dõi xu hướng tiêu dùng của khách hàng, những thay đổi theo mùa vụ và các yếu tố tác động đến nhu cầu sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập hàng hợp lý và hạn chế out of stock.

Cải thiện hệ thống quản lý kho

Nếu xây dựng được hệ thống quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phần nào đảm bảo được một điều là không xảy ra tình trạng out of stock. Doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý kho hiện đại (WMS) để theo dõi số lượng sản phẩm theo thời gian thực. Các công cụ này giúp đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác và giúp doanh nghiệp cập nhật tình trạng kho liên tục, từ đó dễ dàng phát hiện sớm các sản phẩm có nguy cơ hết hàng.

Tăng mối quan hệ và sự liên kết với nhà cung cấp

Mối quan hệ với nhà cung cấp là rất quan trọng để duy trì nguồn cung ổn định và tránh tình trạng out of stock. Doanh nghiệp cần duy trì liên hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để có thể tái cung ứng hàng hóa kịp thời. Các thỏa thuận về thời gian giao hàng và mức độ ổn định trong chuỗi cung ứng cũng cần được làm rõ để đảm bảo rằng hàng hóa sẽ luôn được cung cấp khi cần thiết.

Áp dụng chiến lược Just-in-Time (JIT)

Mô hình Just-in-Time (JIT) là phương pháp hữu ích giúp hạn chế out of stock. Tức là, chỉ khi có đơn order thực tế của khách hàng thì doanh nghiệp mới nhập hàng, thay vì dự trữ một lượng hàng hóa lớn trong kho. Điều này giúp giảm chi phí lưu kho và giảm thiểu tình trạng hết hàng.

Tạo ra các chương trình dự phòng

Khi sản phẩm chính bị out of stock, doanh nghiệp có thể cung cấp các lựa chọn thay thế cho khách hàng. Việc này không chỉ giúp duy trì doanh thu mà còn giúp giữ chân khách hàng khi họ không thể mua sản phẩm yêu thích. Các chương trình khuyến mãi với các sản phẩm tương tự hoặc có tính năng giống nhau sẽ giúp giảm thiểu sự thất vọng của khách hàng và duy trì mối quan hệ với họ.

Bài viết đã trả lời câu hỏi "Out of stock là gì?" cùng một số thông tin bổ ích về thuật ngữ này cho bạn. Tình trạng out of stock là một vấn đề không nhỏ đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, hình ảnh thương hiệu và sự hài lòng của khách hàng. Hy vọng rằng với những thông tin và giải pháp được chia sẻ, các doanh nghiệp sẽ có thêm những công cụ và chiến lược để hạn chế tình trạng out of stock, từ đó tăng trưởng bền vững và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Chúc bạn thành công trong việc quản lý nguồn cung và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình!