Kiểm đếm hàng hóa là gì? Vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu

Kiểm đếm hàng hóa không chỉ là bước quan trọng để đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm mà còn giúp doanh nghiệp quản lý xuất nhập khẩu một cách hiệu quả. Qua việc kiểm tra chi tiết, doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời sai sót, giảm rủi ro mất mát, tối ưu chi phí vận chuyển và kho bãi. Vậy kiểm đếm hàng hóa là gì? Cùng Pugo đi tìm hiểu chi tiết về khái niệm, vai trò và các phương pháp phổ biến trong bài viết dưới đây. 

Kiểm đếm hàng hóa là gì? Vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu

Kiểm đếm hàng hóa là gì? 

Kiểm đếm hàng hóa là gì? 

Kiểm đếm hàng hóa là quá trình xác minh số lượng và chất lượng thực tế của hàng hóa trước khi giao nhận. Mục đích của việc này là đảm bảo tính chính xác, tránh thất thoát và hạn chế tranh chấp giữa các bên liên quan. Thông thường, việc kiểm đếm được thực hiện theo yêu cầu của người bán, người mua hoặc đơn vị vận chuyển. Qua đó, người mua có thể đảm bảo nhận đúng số lượng, đúng chủng loại, đúng đơn hàng như cam kết. Đồng thời việc kiểm đếm này sẽ làm tăng thêm tính minh bạch trong giao dịch và xác định rõ trách nhiệm của từng bên. 

Vai trò của kiểm đếm hàng hóa trong xuất nhập khẩu 

Vai trò của kiểm đếm hàng hóa trong xuất nhập khẩu 

• Đảm bảo chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa: Kiểm đếm hàng hóa giúp xác minh số lượng và chất lượng thực tế của lô hàng trước khi giao nhận. Điều này giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, thiếu hụt hoặc nhận sai số lượng so với hợp đồng. Với hàng hóa xuất nhập khẩu, việc xác nhận chính xác còn đảm bảo quyền lợi của cả người bán lẫn người mua, đồng thời hạn chế rủi ro tranh chấp pháp lý.
• Hạn chế rủi ro trong vận chuyển: Trong quá trình xuất nhập khẩu, hàng hóa phải di chuyển qua nhiều khâu như bốc xếp, vận chuyển đường biển, đường bộ hoặc đường hàng không. Kiểm đếm hàng hóa trước và sau khi vận chuyển giúp phát hiện sớm các hư hỏng, mất mát hoặc sai lệch về số lượng, từ đó kịp thời xử lý hoặc yêu cầu bồi thường.
• Hỗ trợ minh bạch trong giao dịch: Dịch vụ kiểm đếm giúp xác nhận rõ ràng số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa, tạo cơ sở pháp lý minh bạch cho giao dịch thương mại quốc tế. Nhờ đó, cả người bán, người mua và đơn vị vận chuyển đều có căn cứ rõ ràng để chịu trách nhiệm, tránh tranh chấp hoặc kiện tụng không cần thiết.
• Quản lý kho và logistics: Kiểm đếm hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho chính xác, tối ưu hóa quy trình lưu kho, phân phối và vận chuyển. Khi dữ liệu kiểm đếm được ghi nhận đầy đủ, việc lập kế hoạch nhập/xuất hàng trở nên khoa học, giảm chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả logistics.
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn thương mại: Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, nhiều loại mặt hàng phải tuân theo quy định về số lượng, nhãn mác, chứng từ hải quan hoặc tiêu chuẩn chất lượng. Kiểm đếm là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định này, tránh rủi ro bị xử phạt hoặc hàng bị giữ tại hải quan.

Các phương pháp kiểm đếm hàng hóa phổ biến hiện nay 

Tùy vào loại hàng hóa và nhu cầu của doanh nghiệp, có nhiều phương pháp kiểm đếm giúp tăng hiệu quả kiểm kê và giảm thiểu sai sót. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp không chỉ đảm bảo số lượng chính xác mà còn tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kho. Dưới đây là một số phương pháp kiểm đếm hàng hóa được sử dụng rộng rãi.

Kiểm đếm theo số lượng

Kiểm đếm theo số lượng là phương pháp truyền thống và đơn giản, thường được áp dụng với các đơn nhỏ có thể đếm thủ công. Cách thực hiện phương pháp này bao gồm việc kiểm tra từng sản phẩm và đối chiếu với danh sách kiểm kê để xác định số lượng thực tế. Trước khi bắt đầu, cần chuẩn bị danh sách hàng hóa, gồm tên sản phẩm, mã SKU và số lượng kỳ vọng. Kho hàng được phân chia theo từng khu vực để việc kiểm đếm dễ dàng và có hệ thống.

Kiểm đếm theo số lượng

Nhân viên sẽ tiến hành kiểm đếm từng sản phẩm và ghi nhận số lượng thực tế. Sau khi hoàn tất, số liệu này được so sánh với danh sách kiểm kê ban đầu để phát hiện sự chênh lệch. Cuối cùng, lập báo cáo kiểm đếm và ghi nhận các sai số nếu có. Phương pháp kiểm đếm hàng hóa này có ưu điểm là dễ thực hiện và phù hợp với các lô hàng nhỏ, nhưng nhược điểm là tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót khi số lượng hàng lớn. Giải pháp khắc phục là kết hợp công nghệ như máy quét mã vạch hoặc kiểm đếm theo trọng lượng để nâng cao độ chính xác. 

Kiểm đếm theo trọng lượng

Đối với những mặt hàng cồng kềnh, đóng gói theo khối lượng hoặc khó kiểm đếm thủ công, phương pháp kiểm đếm theo trọng lượng là lựa chọn tối ưu. Cách thực hiện bắt đầu bằng việc chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm, kèm trọng lượng tiêu chuẩn của từng sản phẩm. Sau đó, sử dụng cân điện tử có độ chính xác cao để cân tổng trọng lượng hàng hóa.

Kiểm đếm theo trọng lượng

Trọng lượng thực tế đo được sẽ được đối chiếu với danh sách hàng hóa để xác định số lượng tương ứng và ghi nhận sai lệch nếu có. Phương pháp kiểm đếm này nhanh hơn việc đếm thủ công và giảm nguy cơ sai sót. Tuy nhiên, nó yêu cầu thiết bị cân chuẩn xác và không phù hợp với những loại hàng hóa có trọng lượng nhỏ hoặc dễ bị dao động. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với hàng hóa cồng kềnh, các loại bột, hạt hoặc thực phẩm đóng gói theo khối lượng lớn.

Kiểm đếm hàng theo mã vạch

Kiểm đếm hàng hóa theo mã vạch là phương pháp hiện đại, sử dụng hệ thống quét mã vạch để kiểm tra và xác nhận số lượng hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác. Phương pháp này giúp giảm thiểu sai sót so với kiểm đếm thủ công, đồng thời tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Kiểm đếm hàng theo mã vạch

Để thực hiện, cần chuẩn bị phần mềm quản lý kho có tích hợp hệ thống quét mã vạch. Mỗi sản phẩm hoặc thùng hàng sẽ được dán mã vạch riêng để thuận tiện trong quá trình quét. Nhân viên kho sử dụng máy quét mã vạch để nhập dữ liệu trực tiếp vào hệ thống, từ đó phần mềm tự động đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu đã được lưu trước đó. Sau khi hoàn tất, kết quả được kiểm tra và lập báo cáo kiểm đếm, ghi nhận bất kỳ sai sót hoặc chênh lệch nào nếu có.

Ưu điểm nổi bật của phương pháp kiểm đếm bằng mã vạch là tốc độ nhanh, độ chính xác cao và hạn chế lỗi phát sinh so với cách làm thủ công. Tuy nhiên, nhược điểm là cần đầu tư hệ thống phần mềm và thiết bị hỗ trợ đi kèm. Với những kho hàng lớn hoặc doanh nghiệp có hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, phương pháp này được xem là giải pháp lý tưởng để nâng cao hiệu quả kiểm kê và quản lý hàng hóa.

Xem thêm: Mua hàng Trung Quốc nội địa - Lưu ý và địa chỉ nhập hàng uy tín 

Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa tại kho Trung Quốc uy tín tại Pugo 

Pugo cung cấp dịch vụ kiểm đếm hàng hóa ngay tại kho Trung Quốc, giúp khách hàng đảm bảo số lượng và các thuộc tính cơ bản của sản phẩm trước khi vận chuyển về Việt Nam. Khi nhận hàng tại kho, Pugo sẽ kiểm tra số lượng sản phẩm và các đặc điểm quan trọng mà khách hàng đã lựa chọn khi thêm vào giỏ hàng. Với các mặt hàng thời trang, dịch vụ kiểm đếm tập trung vào các thuộc tính như kích cỡ, màu sắc, tuy nhiên màu sắc thực tế của sản phẩm có thể khác đôi chút so với hình ảnh trên website do điều kiện chụp và hiển thị.

Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa của Pugo không kiểm tra chất liệu, thông số kỹ thuật, chất lượng sản phẩm hay xác thực hàng chính hãng hay hàng giả. Mục tiêu chính của dịch vụ là đảm bảo khách nhận đúng số lượng và thuộc tính sản phẩm đã chọn. Trong trường hợp hàng hóa nhận về có sự sai lệch về số lượng hoặc thuộc tính so với thông tin mà Pugo cam kết kiểm đếm, khách hàng sẽ được hoàn 100% tiền hàng.

Phí kiểm đếm của Pugo được tính theo số lượng sản phẩm trên mỗi đơn hàng, với mức giá linh hoạt tùy thuộc vào giá trị sản phẩm:

• Đơn hàng từ 1 đến 5 sản phẩm: 5.000 VNĐ/sản phẩm (giá >= 10 tệ), 1.000 VNĐ/sản phẩm (giá < 10 tệ)
• Đơn hàng từ 6 đến 20 sản phẩm: 3.000 VNĐ/sản phẩm (giá >= 10 tệ), 800 VNĐ/sản phẩm (giá < 10 tệ)
• Đơn hàng từ 21 đến 100 sản phẩm: 2.000 VNĐ/sản phẩm (giá >= 10 tệ), 700 VNĐ/sản phẩm (giá < 10 tệ)
• Đơn hàng từ 101 đến 200 sản phẩm: 1.500 VNĐ/sản phẩm (giá >= 10 tệ), 500 VNĐ/sản phẩm (giá < 10 tệ)
• Đơn hàng trên 200 sản phẩm: Không hỗ trợ kiểm đếm

Kiểm đếm hàng hóa là công đoạn không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp nắm chắc số lượng, chất lượng và trạng thái hàng hóa trước khi vận chuyển hoặc nhận hàng. Việc thực hiện kiểm đếm chính xác không chỉ giảm rủi ro mất mát, sai sót mà còn nâng cao uy tín với đối tác, tối ưu hóa chi phí và quản lý kho hiệu quả. Khi nhập hàng Trung Quốc, bạn hãy ưu tiên sử dụng thêm dịch vụ này để đảm bảo đơn hàng ít gặp rủi ro. 

Cần tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ kiểm đếm hàng hóa tại Pugo hãy liên hệ qua: 

• Hotline: 1900.633.492 
• Fanpage: https://www.facebook.com/pugonhaphangtrungquoc