Invoice là gì? Ý nghĩa và vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, invoice là một thuật ngữ quen thuộc, đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình giao dịch, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Đây không chỉ là một loại hóa đơn thông thường, mà còn là chứng từ quan trọng để xác định giá trị hàng hóa, điều kiện thanh toán và các thông tin liên quan trong hợp đồng mua bán quốc tế. Hiểu rõ Invoice là gì cùng ý nghĩa và cách sử dụng của nó sẽ giúp bạn nắm bắt tốt hơn các quy trình giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về loại chứng từ đặc biệt này qua bài viết dưới đây.

Invoice là gì? Ý nghĩa và vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu

Invoice là gì?

Invoice (hay còn gọi là hóa đơn) là một tài liệu pháp lý được phát hành bởi người bán cho người mua, thể hiện thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong xuất nhập khẩu, đây là chứng từ quan trọng dùng để xác định giá trị hàng hóa, thuế suất, phương thức thanh toán và các điều khoản thỏa thuận giữa các bên.

Thông tin mà một Invoice cần có

• Tên invoice, mã số, ngày tháng: Cần có tên, mã số duy nhất và ngày tháng lập để phân biệt các giao dịch. Điều này giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.
• Thông tin shipper và consignee: Thông tin về shipper (người xuất khẩu) và consignee (người nhập khẩu) giúp xác định các bên chịu trách nhiệm trong giao dịch và vận chuyển hàng hóa.
• Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có): Nếu có đơn vị trung gian như công ty logistics, họ cần được ghi rõ để xác định vai trò và trách nhiệm của họ trong việc giao nhận hàng hóa.
• Tên phương tiện, số booking: Thông tin về phương tiện vận chuyển và số booking giúp theo dõi quá trình vận chuyển, xác định lịch trình và nơi hàng hóa sẽ đến.
• Số container, số seal: Số container và số seal đảm bảo hàng hóa được bảo vệ và không bị mở trong quá trình vận chuyển, tránh mất mát hoặc hư hỏng.
• Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập: Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập giúp xác định các điểm đến và điểm đi của hàng hóa, hỗ trợ quá trình giao nhận.
• Mô tả về hàng hóa (Tên hàng, số lượng, đơn giá): Mô tả chi tiết về hàng hóa như tên, số lượng, đơn giá giúp xác định giá trị của hàng hóa và hỗ trợ thủ tục hải quan.
• Tổng giá trị bằng số và bằng chữ: Tổng giá trị hàng hóa được ghi rõ bằng số và chữ giúp tránh sai sót trong thanh toán và giao dịch tài chính.
• Chứng từ kèm theo (Packing List, C/O,…): Các chứng từ đi kèm như packing list và chứng nhận xuất xứ C/O để hoàn tất thủ tục hải quan và xác nhận nguồn gốc hàng hóa.

Các loại Invoice thường gặp

Các loại hóa đơn thường gặp

Commercial Invoice

Đây là hóa đơn thương mại, cung cấp thông tin chi tiết về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa trong giao dịch thương mại. Commercial Invoice là tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu và cần thiết cho thủ tục vận chuyển, thanh toán và thông quan hải quan.

Proforma Invoice

Hóa đơn chiếu lệ này cung cấp thông tin tương tự như hóa đơn thương mại nhưng không có giá trị pháp lý, do đó không yêu cầu thanh toán. Proforma Invoice thường được sử dụng để tham chiếu khai báo hoặc làm thủ tục hải quan.

Tax Invoice

Hóa đơn thuế này được dùng để đăng ký và thu các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (VAT). Nó chứa thông tin bắt buộc như mã số thuế, giá trị hàng hóa, thuế phải trả và tổng giá trị giao dịch, có giá trị pháp lý và yêu cầu thanh toán.

Electronic Invoice

Là hóa đơn điện tử được tạo và truyền qua hệ thống điện tử, thay vì gửi bản giấy. Nó giúp đơn giản hóa quy trình và có giá trị pháp lý tương tự như hóa đơn truyền thống, kèm theo chữ ký số.

Provisional Invoice

Là hóa đơn tạm thời, dùng để cung cấp thông tin cho người mua trong khi chờ thanh toán. Loại hóa đơn này chỉ có giá trị tạm thời và không phải là hóa đơn chính thức.

Final Invoice

Đây là hóa đơn chính thức và cuối cùng được gửi cho người mua, cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, tổng giá trị và phương thức thanh toán để hoàn tất giao dịch.

Certified Invoice

Là hóa đơn xác nhận được xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền, thường được yêu cầu trong các giao dịch quốc tế hoặc khi cần chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp của giao dịch.

Neutral Invoice

Đây là hóa đơn trung gian, thường được sử dụng khi có sự tham gia của bên thứ ba, không liên quan trực tiếp đến giao dịch mua bán hàng hóa.

Consular Invoice

Hóa đơn lãnh sự yêu cầu bởi các cơ quan lãnh sự để chứng nhận tính hợp pháp của hàng hóa xuất nhập khẩu, đặc biệt trong giao dịch quốc tế.

Customs Invoice

Hóa đơn hải quan được sử dụng để kê khai và tính thuế đối với hàng hóa khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu, giúp cơ quan hải quan xác định đúng mức thuế cần đóng.

Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Vai trò của hóa đơn trong xuất nhập khẩu

• Cơ sở xác định giá trị giao dịch: Đây là tài liệu chính thức xác nhận giá trị của hàng hóa trong giao dịch giữa bên bán và bên mua. 
• Chứng từ quan trọng trong thủ tục hải quan: Là một phần không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Cơ quan hải quan sử dụng Invoice để xác định mức thuế và các khoản phí phải nộp, giúp hoàn tất thủ tục thông quan.
• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Nó còn có vai trò quan trọng trong việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa, điều này giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.
• Công cụ quản lý công nợ: Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đây là công cụ giúp theo dõi và quản lý công nợ giữa các bên, đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn.
• Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch: Tài liệu này giúp đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch và sự minh bạch trong quá trình xuất nhập khẩu, đồng thời tạo điều kiện cho việc kiểm tra và kiểm soát các giao dịch thương mại.

Cách lập và xuất Invoice trong giao dịch kinh doanh và xuất nhập khẩu

Xác định loại Invoice cần lập

Trước khi lập Invoice, bạn cần xác định loại hóa đơn phù hợp với giao dịch. Ví dụ, Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) được sử dụng để cung cấp báo giá sơ bộ, trong khi Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) dùng cho yêu cầu thanh toán chính thức sau khi hàng hóa được giao.

Điền đầy đủ thông tin vào Invoice

Sau khi xác định loại Invoice, bạn cần điền đầy đủ các thông tin, bao gồm: thông tin bên mua, bên bán, thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, số lượng, các điều khoản thanh toán và các thông tin khác liên quan đến giao dịch.

Kiểm tra lại các thông tin trên Invoice

Trước khi xuất Invoice, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin để tránh những sai sót không mong muốn. Việc này rất quan trọng vì sai sót có thể ảnh hưởng đến thủ tục hải quan hoặc gây trì hoãn trong quá trình thanh toán.

Ký và xuất Invoice

Đối với hóa đơn giấy, bạn cần ký tên và đóng dấu của bên bán. Đối với hóa đơn điện tử, bạn cần ký số và gửi cho bên mua qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

Lưu trữ Invoice và theo dõi thanh toán

Sau khi hóa đơn được xuất, bạn cần lưu trữ chúng một cách an toàn. Với Invoice điện tử, sao lưu định kỳ và lưu trữ trên các dịch vụ đám mây là điều cần thiết. Còn với hóa đơn giấy, bạn cần bảo quản ở nơi khô ráo, an toàn. Đừng quên theo dõi tình trạng thanh toán và gửi nhắc nhở trước khi đến hạn để đảm bảo thanh toán đúng hạn.

Invoice không chỉ là chứng từ quan trọng mà còn là yếu tố then chốt trong quá trình xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ các loại hóa đơn và cách lập thông tin chính xác sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Nếu bạn cần giải đáp thắc mắc hoặc hỗ trợ đặt hàng Trung Quốc, đừng ngần ngại liên hệ với Pugo để được tư vấn.

Đăng ký tài khoản miễn phí tại đây

Hotline: 1900.633.492

Email: hotro@pugo.vn